שיתוף פעולה עסקי – ניהול ממשקים ושיתופי פעולה
העבודה הפרוייקטלית והמטריציונית מזמנת אתגרים רבים בתחום ההתנהלות בממשקים ובשיתופי פעולה.
בעולם ארגוני שבו מתרבים באינטנסיביות מאפיינים של שינוי, מורכבות, כאוס, השטחה ותלות הדדית, כלים מובנים לניהול אפקטיבי של ממשקים אלה אינם עוד בגדר"Nice to have", אלא "Must have". הם היסודות להצלחה וליצירת ערך גבוה לארגון וללקוחותיו על ידי מיקסום הפונטציאל משיתופי הפעולה הקיימים, יעילותם, והאפקטיביות שלהם.
ניהול שיתופי פעולה מתוך כנס TEDxEilat
מרצה: עמרי גפן, יו"ר קבוצת גבים
האתגרים בבניית שיתופי פעולה ובניהול מושכל של העבודה הממשקית מתעצמים כאשר מדובר בעבודה לטווחים קצרים יחסית. בארגון דינאמי ומשתנה תדיר, השקעה בהסדרת מבנה ארגוני או התערבות תהליכית ארוכת טווח אינן רלוונטיות לעיתים קרובות. יחידות מנהלות אין ספור ממשקים עם יחידות אחרות מכל רחבי הארגון, ונדרשות – בדרך כלל בזמן קצר מאד – להגיע לתוצאות גבוהות בעבודה משותפת.
קבוצת גבים, המלווה מערכות עסקיות וציבוריות בחיזוק שיתופי פעולה בתוכן וביניהן, שמה לה למטרה לפתח מענה אפקטיבי, פשוט, מהיר ומדיד לצורך הגובר בשיפור וחיזוק העבודה הממשקית בתוך המציאות המורכבת שתוארה לעיל. המענה שאנו מציעים הוא שילוב של כלי אבחוני וכלי התערבותי ממוקד, הניתנים ליישום במגוון רחב של הקשרי עבודה:
-
בתוך יחידות.
-
בין יחידות.
-
מול ממשקים חוץ ארגוניים.
-
מול לקוחות- בהתאמות הנדרשות.
הכלי האבחוני בניהול שיתופי פעולה
אני ואתה נשנה, עמרי גפן, סטטוס מרץ 2012
הכלי האבחוני המרכזי של קבוצת גבים בתחום ניהול שיתופי פעולה הוא שאלון המבוסס על מודל ECA (Effective Collaboration Analasys Model). המודל פותח בגבים על בסיס הנחת העבודה כי נדרשים כלים מובנים ופשוטים על מנת לאבחן, למדוד ולנתח, ולאחר מכן לשפר ולמדוד שוב את איכות שיתופי הפעולה בארגונים.
המודל מבוסס על ארבעה פרמטרים מרכזיים אשר מהווים את"אבות המזון"של כל שיתוף פעולה:
ערך – הרווח הפוטנציאלי של כל אחד מהשותפים משיתוף הפעולה.
מבנה – ההיבטים הפורמאליים/מבניים של שיתוף הפעולה.
אינטראקציה – "שפת השותפות" – מערכת היחסים הבלתי פורמאלית.
מחויבות – מידת ההשקעה בפועל בשיתוף הפעולה.
מה כולל הכלי האבחוני?
-
שאלון אבחוני ראשוני – שאלון אינטרנטי אנונימי קצר, אשר יועבר לשותפים בממשק. השאלון יסייע להנהלת היחידה ולשותפים למקד את הקושי בשיתופי הפעולה בהתאם לפרמטרים של המודל.
-
ניתוח, עיבוד והצגת התוצאות – הארגון יקבל דוח מפורט שבו יוצגו הממצאים הרלוונטיים באופן בהיר, באמצעות גרפים השוואתיים, אשר יצביעו הן על מוקדי הקושי בממשק והן על פערים בתפיסת הממשק בין השותפים השונים לו. בעקבות ניתוח זה ייבחר הכלי ההתערבותי המתאים לשיפור הממשק.
-
שאלון עוקב לבחינת שיפור הממשק – לאחר יישום הכלי ההתערבותי לשיפור הממשק וכעבור פרק זמן שיוגדר בהתאם לכלי, יועבר שוב שאלון ה- ECA לשותפים בממשק, במטרה לבחון את תוצאות ההתערבות ולזהות שיפור בפרמטרים השונים. הנהלת היחידה והשותפים עצמם יקבלו תמונה השוואתית, ברורה ומדידה, של איכות הממשק לפני ואחרי ההתערבות.
הכלי ההתערבותי
הכלי ההתערבותי ייבחר, בשיתוף עם הלקוח, בהתאם לתוצאות הכלי האבחוני ומתוך מגוון הכלים שגבים מציעה בתחום שיפור וחיזוק הממשקים ושיתופי פעולה בארגונים. המשותף לרוב הכלים הללו הוא תפיסתנו כי הידע והיכולות קיימים בתוך הארגון ואצל השותפים עצמם וכי לעיתים כל שנדרש הוא ליווי מונחה בחילוץ ידע זה, ביצירת הדיאלוג סביבו ובסיוע בגיבוש הסכמות ופתרונות יצירתיים להתנהלות אפקטיבית. לפיכך, המענים שאנו מציעים מיוצרים תמיד בשיתוף עם הלקוח ומבוססים על תהליכים קצרים וממוקדים (מספר מצומצם של פגישות עבודה) ברמות אפשריות שונות ובשילובים ביניהן:
-
למידה משותפת לכל השותפים בממשק – הקניית כלים לניהול דיאלוג אפקטיבי בממשקי עבודה.
-
עבודה עם צד אחד לממשק בלבד – הקניית כלים ומיומנויות וייעוץ בהתנהלות מול הצד השני.
-
עבודה עם קבוצה נבחרת מצומצמת מתוך השותפים לממשק.
-
תהליך עבודה משותף לכל השותפים בממשק – חיזוק ושיפור מובנה ומונחה של ממשקים ושיתופי פעולה.
-
ליווי וייעוץ למנהלים מובילי הממשק.
לסיכום
המענה המשולב של גבים בתחום חיזוק ושיפור הממשקים ושיתופי פעולה בארגון, מציע את היתרונות הבאים:
-
יצירת ערך והגברת אפקטיביות בכל שיתוף פעולה עסקי.
-
מיקוד באתגרים הספציפיים הרלוונטיים לממשק.
-
כלי אבחוני פשוט, בהיר וגרפי.
-
מבחר כלים התערבותיים קצרים, ממוקדים ויעילים.
-
כלי אבחוני עוקב למדידה כמותית ואיכותית של תוצאות ההתערבות.
-
אפשרויות יישום מגוונות בהקשרי עבודה ושנים ובסביבות מורכבות ומשתנות.
-
עבודה משתפת ומשותפת עם הארגון והשותפים לממשק.